مدیریت اسناد در سازمان

دسته بندي : علوم انسانی » مدیریت
فرمت فایل : ورد- word
قابل ویرایش
فهرست مطالب:
كليات
گردش مكاتبات و اسناد اداري
تعريف مديريت اسناد
شاخه هاي مديريت اسناد
تعريف سند
انواع سند ازحيث درجه و آثار حقوقي
انواع نامه هاي اداري
نحوه ثبت و نگهداري اسناد طبقه بندي شده
تعريف يادداشت اداري
اعتبار يك سند
دبير خانه و جايگاه آن در سازمان
جايگاه يا فرم تشكيلاتي دبيرخانه
نظام متمركز دبيرخانه
مراحل كار دبير خانه در نظام متمركز
دفتر انديكاتور
نظام غير متمركز دبيرخانه
مراحل كار در نظام غير متمركز دبيرخانه
چگونگي ارجاع نامه به واحد هاي مربوطه
بايگاني مكاتبات اداري
تعريف بايگاني
تعريف پرونده
تعريف طبقه بندي اسناد
چگونگي اداره كردن امور بايگاني
چگونگي اداره كردن امور بايگاني در نظام متمركز
مزاياي روش اداره امور بايگاني به صورت متمركز
چگونگي اداره امور در نظام غير متمركز
مزاياي روش اداره امور بايگاني به صورت غير متمركز
منطقي ترين روشهاي بايگاني يا روشهاي نظم دهي به پرونده ها
راكد كردن پروندها
بايگاني اسناد و پرونده هاي فني
اگر مروري به دوره هاي گذشته داشته باشيم مي بينيم كه پادشاهان براي انتقال پيامهاي خود از نامه و نامه رسان (پيك) استفاده مي كردند و بر اساس گفتگوها و مذاكرات، قرارداد و سندهايي را تنظيم و امضاء مي كردند كه بعدها به عنوان سند نگهداري مي شد به مرور كه نقش علم مديريت و اقتصاد و ديگر علوم در زندگي اجتماعي بيشتر آشكار گرديد ، سازمانها گسترش يافتند و تبادل نامه ها و اسناد بيشتر و بيشتر شد تا اينكه درسي به نام طرز نگهداري و حفاظت اسناد در دانشگاهها مطرح گرديد .
اگر بخواهيم به اهميت مديريت اسناد در سازمانهاي بزرگ امروزي بيشتر پي ببريم ، لازم است بدانيم كه يك سازمان به صورت مجموعه اي متشكل و اجزاء به هم پيوسته است كه عملكرد هر يك از اجزاء به روي كل سيستم تأثير مي گذارد . بنابراين اگر مديريت اسناد بر اساس معيارهاي منطقي و علمي استوار نگردد ، نمي توان شاهد حركت موزون و همگون همه قسمتهاي سازمان به سوي هدف واحد باشيم . لذا با توجه به اهميت مكاتبات اداري و سهم بزرگ آن به پيش بردن هدف لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارايي سازمان مي شود ، توجه گردد .
گردش مكاتبات و اسناد اداري : اصول گردش مكاتبات كه بخشي از مديريت اسناد است شامل : ايجاد ، مراحل گردش ، بايگاني مكاتبات و در پايان امحاء (از بين بردن) اوراق غير ضروري مي باشد . بنابراين لازم است نسبت به هر يك از مراحل ياد شده آشنايي كافي داشته باشيم .
تعريف مديريت اسناد : مديريت اسناد عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه هاي لازم براي تسريع و سهولت دستيابي به مكاتبات ، اسناد و مدارك مورد نياز از مرحله ايجاد نامه تا از بين بردن اوراق زائد .
شاخه هاي مديريت اسناد :
1-مديريت ارسال و مراسلات : به مجموعه روشهاي عملياتي كه براي نگهداري ، تنظيم و طبقه بندي اسناد به منظور سهولت و تسريع مراجعه به آن صورت مي گيرد گفته مي شود . بنابراين لازم است بايگاني اسناد و مدارك سازمان بر اساس اصول منطقي و صحيح نگهداري شود .
2-مديرت فرمها : در صورتی که فرمهاي مختلف در سازمان بر اساس اصول و ضوابط علمي استوار و مورد استفاده قرار گيرد عمليات اجرايي در تمام سطوح سازمان به طور يكنواخت جريان خواهد يافت . نتیجه اجراي مديريت فرمها:
الف)حذف فرمهاي غير ضروري و تكراري
ب)درآميختن فرمهاي مشابه
ج)ايجاد و به كاربستن مشخصات يكنواخت و مطلوب براي جنس ، رنگ و چاپ فرمهاي سازماني مي باشد .
3-مديريت گزارشها : از وظايف عمده سازمان جمع آوري اطلاعات جهت استفاده مديران در سطوح مختلف سازماني مي باشد . به كارگرفتن اصول مديريت گزارشها اين امكان را خواهد داد كه اطلاعات در حد مطلوب و كافي جمع آوري و نگهداري شود .
4-مديريت مكاتبات : هدف ايجاد مديريت مكاتبات عبارت است از :
الف) اصلاح كيفيت نامه هاي اداري
ب) ايجاد ضوابط و معيارهاي صحيح در مكاتبات اداري
ج) بكاربردن روشهاي جديد در اداره كردن نامه ها
د) تسهيل نگارش اداري از طريق تهيه و توزيع مجموعه نامه هاي يكسان
5-مديريت دستورالعملها : هدف از اين شاخه از مديريت اسناد ايجاد شيوه هاي قابل اطمينان كه با استفاده از آن بتوان به کلیه اطلاعات مربوط به قوانين و دستورالعملهاي موجود در مورد هر موضوعي دست يافت .
تعريف سند :
تعريف لغوي سند : سند در لغت به معني تكيه گاه يا هر چيزي كه در مراجعات بعدي بتوان بدان استناد كرد .
تعريف علمي سند : تعريف علمي سند از نظر اداري ، حقوقي و قضايي و از نظر سازمان اسناد ملي ايران متفاوت و داراي معاني گوناگوني می ‌باشد كه ذيلاً بدان اشاره می‌گردد.
سند از نظر اداري و بايگاني : عبارت است از هر نوع مدرك يا سابقه اي كه به صورت مكتوب در يك سازمان توسط كاركنان آن در حدود و وظايفشان ايجاد ، دريافت و يا صادر شده باشد سند اداري گويند (مانند نامه هاي اداري ، نقشه ها ، نمودارها ، نوار ، فيلم)
سند از نظر حقوقي و قضايي : سند از نظر حقوقي يكي از وسايل اثبات حق است و به موجب ماده 1284 قانون مدني ايران عبارت است از «هر نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد» منظور از نوشته يا خط ، علامتي است كه در روي صفحه خود را نشان دهد و بيان كننده پيام يا مفهوم خاصي باشد .
سند از نظر قانون سازمان اسناد ملي ايران : عبارت است از کلیه مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عكسها و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه ، دريافت يا صادر شود كه از لحاظ اداري ، مالي ، اقتصادي ، سياسي اسناد ملي ايران داراي ارزش نگهداري دائمي باشد.